Todos nós gostaríamos de ser mais produtivos. Quem quer relembrar o dia vivido e perceber que perdeu tempo ou oportunidades? O problema, no entanto, é que vivemos em uma sociedade rápida e multitarefa, então é fácil sentir-se desgastado. Isso pode acabar com a habilidade de permanecer focado e administrar o tempo.
Felizmente, há muitas maneiras para recuperar o controle durante o dia de trabalho. Muitas delas são óbvias, mas um lembrete nunca é demais. Durante as próximas semanas, tente incorporar aos poucos o máximo possível de sugestões.
Priorize as tarefas
Está encarando uma pilha de trabalho e não sabe por onde começar? Em vez de se sentir sobrecarregado (o que acaba com a motivação), reserve algum tempo para se organizar. Veja tudo o que tem para fazer e, então, comece a priorizar as tarefas. Essa é uma das melhores decisões que você pode tomar.
Determine quais obrigações devem ser feitas rapidamente e quais precisarão de mais envolvimento. Agrupe trabalhos semelhantes e atribua prazos. Ao esclarecer o que precisa fazer, quão difícil cada atividade será e quando deve ser entregue você vai tirar um peso de suas costas.
Tenha um plano
Após identificar o que precisa ser feito, crie um plano. Reflita sobre quais horas do dia você se sente mais produtivo e focado. Esse será o momento certo para trabalhar nas tarefas que exigem mais esforço mental.
A maioria de nós também tem aquela hora previsível do dia em que o cérebro não está tão afiado. Utilize esses momentos para checar seu email ou realizar ligações. Quando você definir um plano, faça um teste por alguns dias e, então, reavalie para saber se precisa de mudanças.
Faça uma checklist
Você pode não ser uma pessoa que gosta de checklists, mas eles servem para diversos propósitos. Para começar, é um bom jeito de se organizar e ter em mente tudo o que precisa ser feito. É difícil discutir com a lógica. Do contrário, você pode facilmente esquecer de fazer algo importante.
Outra razão pela qual as listas de tarefas são tão boas é que conforme você risca o que foi feito, sente-se mais produtivo. Olhar para a lista e observar o quanto foi realizado, fará com que você se sinta bem e pode ser uma motivação para continuar se esforçando.
Limite as redes sociais
Redes sociais nos distraem. Em um dia bom, você pode passar mais do que alguns minutos assistindo a vídeos divertidos, conversando com amigos e anotando receitas que gostaria de tentar. Em um dia ruim, você pode ficar preso em uma discussão política que pode afetar seu humor e acabar com o seu foco.
O propósito desses sites é socializar de um jeito ou de outro. Assim como você não sentaria em sua mesa e passaria o dia todo conversando com seus amigos, você não pode esperar fazer muito se sua mente estiver ligada no Instagram, Twitter ou Facebook. Evite as redes sociais enquanto estiver tentando finalizar seu trabalho. É uma armadilha que suga o tempo – e você sabe disso.
Faça uma pausa
Chegar cedo, almoçar debruçado na mesa de trabalho e ser o último a ir embora acaba em esgotamento.
Uma coisa é continuar firme quando você está em um período de sucesso, todas as suas iniciativas estão funcionando e tudo está no lugar. Continue o quanto quiser. Quando você colidir, no entanto, e sua mente começar a perambular, você saberá que é o momento de se afastar.
Você precisa fazer pausas. Precisa se levantar de sua mesa e deixar a sua mente respirar. Se puder, saia durante o horário do almoço e passe 10 minutos respirando ar fresco. Coma longe de sua área de trabalho. Faça um lanche e escute algumas músicas. Você voltará se sentindo completamente renovado.
Reduza o tempo das reuniões
De vez em quando, reuniões são muito produtivas, especialmente para pessoas que pensam de modo semelhante e são organizadas, preparadas e orientadas para resultados. Para qualquer outra, elas são quase sempre perda de tempo. Você acaba passando por informações que poderiam ser facilmente enviadas por e-mail, as mesmas coisas são ditas várias e várias vezes e há alguém que sempre muda de assunto.
Envie e-mails para grupos de pessoas e mantenha conversas sobre os mais variados assuntos profissionais. Se você sentir necessidade de uma reunião, avise todos sobre o que se trata antes, para tornar o encontro mais eficiente. O segredo é endereçar os temas o mais rápido possível, para que todos voltem ao trabalho.
Limpe a sua mesa
Algumas pessoas dizem que trabalham melhor quando sua mesa está uma bagunça. No caso das demais, vale a pena reservar algum tempo no final da semana para arrumar as coisas.
Guarde documentos que estão ocupando espaço. Jogue os papéis de bala fora. Tire as migalhas do seu teclado e limpe as marcas que ficaram das bebidas derramadas. Se você precisar, compre alguns organizadores de gavetas. Esse passo, aparentemente pequeno, pode facilitar muito a sua vida e fazer com que você sinta que tem as coisas sob controle.
Fonte: Forbes
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