Manter uma rotina de trabalho organizada pode trazer inúmeros benefícios para você e seus funcionários e para a empresa como um todo. Isso é fundamental para manter um ambiente de trabalho harmonioso e aumentar a produtividade da equipe.
Na correria do dia a dia, no entanto, muitas pessoas acabam negligenciando essa questão, e deixando a organização de lado. O problema disso é que dessa forma alguma atividade importante pode ser esquecida ou não receber a atenção necessária, comprometendo os resultados da empresa como um todo.
Confira a seguir algumas dicas fundamentais para organizar a sua rotina de trabalho e da sua empresa.
1 – Otimize seu tempo
Tirar o máximo proveito do seu tempo é uma das principais soluções para conseguir manter uma rotina de trabalho organizada. Você sabe como fazer isso?
Há diversos momentos do nosso dia nos quais podemos encaixar atividades para aproveitar o nosso tempo. É o caso, por exemplo, das horas mensais que desperdiçamos no transporte, seja dirigindo ou no ônibus e metrô. Que tal transformar esses períodos em algo mais produtivo?
Se você faz uso de transporte coletivo, por exemplo, pode aproveitar esses momentos para checar seus e-mails, marcar reuniões, se informar a respeito das notícias do dia ou ainda ler um livro. Essa é uma forma de adquirir conhecimento e até mesmo desenvolver novas habilidades.
Se você dirige, pode selecionar Podcasts ou audiobooks para ouvir no trânsito ou mesmo se informar através de radiojornais. Dê preferência por atividades mais simples e rápidas de serem feitas, que não exijam tanta atenção, uma vez que o seu foco deve estar no volante.
Certifique-se de que você de fato faz uso da trajeto mais curto para chegar até o seu local de trabalho, e dê preferência por atalhos e rotas alternativas que possam economizar o tempo gasto no caminho.
Outra maneira de otimizar o tempo é evitar fazer várias atividades ao mesmo tempo que demandem alto nível de concentração. Isso pode fazer com que a eficácia dessas tarefas sejam prejudicadas, além de também ser uma forma de perder tempo.
Dedique-se a uma tarefa de cada vez, e concentre-se totalmente nela para finalizá-la o quanto antes. Quanto mais foco, mais rápido você alcançará seu objetivo.
2 – Faça um planejamento
Ter um planejamento diário ou semanal é algo fundamental para ser uma rotina de trabalho eficaz, produtiva e organizada. Reserve um tempo no início de cada semana para planejar todas as atividades que você precisará realizar no decorrer dos dias seguintes.
Dessa forma você trabalhará mais tranquilo, sabendo que tudo está planejado e em ordem. Você também fica mais preparado para lidar com imprevistos, caso eles apareçam.
Certifique-se de manter espaços abertos entre um compromisso e outro para lidar com possíveis questões que possam aparecer ao longo do caminho.
É importante checar esse planejamento diariamente, conferindo quais as atividades que deverão ser concluídas até o final do dia. Se possível, anote o tempo gasto em cada uma delas: essa é uma forma estratégica de se programar melhor caso a tarefa precise ser repetida em outros dias.
Há diversos aplicativos para smartphones que podem te ajudar a fazer um planejamento de trabalho bem organizado, como é o caso do Cal, por exemplo, ou o próprio Google Calendar.
3 – Estabeleça prioridades
Ao fazer seu planejamento, é essencial que você tenha em mente quais afazeres são prioridades e precisam ser concluídos primeiro. Você pode fazer listas com as prioridades para se certificar de que não deixará nada passar despercebido.
Estabelecer essas prioridades é muito importante pois isso te ajudará a ter mais clareza por onde deve começar a sua rotina profissional. Uma ideia legal é começar listando três atividades diárias que precisam ser resolvidas com urgência.
Faça essa relação no dia anterior, para já iniciar o dia seguinte tendo cada uma delas em mente. Se surgirem novas prioridades ao longo do dia, adicione-as ao final da lista para que não se esqueça de cumpri-las.
Procure retirar da sua rotina de trabalho atividades que são supérfluas ou dispensáveis. Se preferir, adicione-as posteriormente, quando todas as suas obrigações forem concluídas e resolvidas. Essa é uma forma de dedicar seu tempo e foco no que realmente importa, evitando quaisquer distrações.
Essa metodologia de prioridades e listas também te ajuda a fugir da procrastinação, um hábito muito comum hoje em dia. Esse tipo de costume é prejudicial pois favorece o acúmulo de tarefas pendentes, podendo até mesmo comprometê-las ou atrapalhar o desenvolvimento e alinhamento da equipe como um todo.
4 – Delegue funções
Gerenciar o trabalho e delegar funções aos seus funcionários é uma parte muito importante do trabalho de um empreendedor. Para isso, é essencial que você tenha uma equipe de colaboradores confiáveis e produtivos, com quem você saiba que possa contar para cumprir metas importantes.
Faça reuniões semanais para acompanhar projetos e definir prioridades junto com o seu time. Se feitas logo no início da semana, essas reuniões podem ajudar a economizar bastante tempo ao longo dos dias seguintes, uma vez que faz com que a equipe esteja melhor alinhada e com objetivos em comum em vista.
5 – Organize seu espaço
Por fim mas não menos importante: tire um tempinho especial para organizar o seu espaço. Isso ajudará a evitar que a bagunça acumule na sua mesa ou escritório, o que pode até mesmo comprometer a sua concentração.
Em pesquisa publicada na US National Library of Medicine, foi comprovada a influência de um ambiente desorganizado na rotina de trabalho diária. Em lugares desorganizados e com muita informação, nosso córtex visual tende a ficar sobrecarregado, comprometendo a nossa capacidade de processar informações.
Além disso, estima-se que as pessoas gastem cerca de 50 minutos do dia à procura de informações. Isso é fácil de evitar, basta manter um ambiente de trabalho limpo e organizado. Organize documentos, papéis, revistas e demais arquivos. Um espaço agradável e em ordem é fundamental para manter a sua produtividade e de toda a sua equipe.
Com tudo no seu devido lugar, fica muito mais fácil manter o foco no que realmente importa.
Agora é a hora de pôr mãos à obra e colocar todas essas dicas em prática. Estabeleça metas e seja fiel e disciplinado a elas, e logo perceberá como elas facilmente se tornarão parte fundamental da sua rotina de trabalho.
Fonte: Organiza Top
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